Tiêu đề email (Subject Line)

Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, nên bạn cần viết thật ngắn gọn, rõ ràng và phù hợp với công việc ứng tuyển. Tiêu đề nên bao gồm thông tin cơ bản như vị trí ứng tuyển và tên của bạn.

Ví dụ:

• Application for [Job Title] - [Your Full Name]
• Interested in [Position Name] - [Your Full Name]

Lời chào (Salutation)

Lời chào thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của bạn. Nếu biết tên của người phụ trách tuyển dụng, hãy dùng tên của họ. Nếu không biết, bạn có thể sử dụng các cụm từ chào lịch sự.

Ví dụ:

• Dear [Hiring Manager's Name],
• Dear Hiring Manager,

Đoạn giới thiệu (Introduction)

Đoạn giới thiệu ngắn gọn, súc tích và thể hiện rõ mục đích gửi email của bạn. Bạn cần nêu rõ vị trí đang ứng tuyển và một thông tin nổi bật về bản thân để thu hút sự chú ý.

Ví dụ:

I am writing to express my interest in the [Position Title] role at [Company Name]. With a background in [your field or expertise] and [number of years] of experience, I am confident in my ability to contribute to your team.

Nội dung chính (Body)

Nội dung chính là nơi bạn thể hiện kỹ năng, kinh nghiệm và lý do bạn phù hợp với công việc. Đây là phần quan trọng nhất, cần trình bày rõ ràng và mạch lạc.

Cách viết:

• Giới thiệu ngắn gọn về kinh nghiệm và kỹ năng của bạn
• Giải thích tại sao bạn muốn làm việc ở công ty này
• Thể hiện giá trị và kỹ năng phù hợp với công việc

Ví dụ:

During my previous role as a Digital Marketing Specialist at XYZ Agency, I successfully managed multiple advertising campaigns across various platforms, which resulted in a 25% increase in client engagement. I have experience with SEO, content strategy, and social media advertising, all of which align well with the requirements for this position.

Đoạn kết (Closing)

Đoạn kết là cơ hội để bạn thể hiện sự nhiệt huyết và mong muốn được trao đổi thêm về công việc. Đây nên là một lời cảm ơn lịch sự và một lời nhắc về nguyện vọng của bạn.

Ví dụ:

Thank you for taking the time to review my application. I am eager to bring my skills to ABC Corporation and contribute to the success of your team. I would greatly appreciate the opportunity to discuss this role further.

Chữ ký email (Email Signature)

Chữ ký email là phần cuối cùng thể hiện sự chuyên nghiệp. Bao gồm thông tin đầy đủ của bạn như tên, chức vụ (nếu có), số điện thoại và liên kết đến thông tin cá nhân của bạn như LinkedIn hoặc trang web chuyên nghiệp.

Ví dụ:

Best regards,
Jane Doe
[Your Position or Field of Expertise]
[Your Contact Number]
[Your LinkedIn Profile]

Lưu ý

Khi viết email xin việc, đừng quên đính kèm các tài liệu cần thiết như:

• CV (Curriculum Vitae)
• Thư giới thiệu
• Bằng cấp và chứng chỉ (nếu yêu cầu)

Trước khi gửi, hãy chắc chắn các tài liệu đã được đính kèm đầy đủ và định dạng rõ ràng.

Application

Đơn xin việc

/ˌæplɪˈkeɪʃn/

I am writing to submit my application for the Sales Manager position.

Candidate

Ứng viên

/ˈkændɪdət/

I am excited to be considered as a candidate for this role.

Position

Vị trí công việc

/pəˈzɪʃən/

I would like to apply for the Graphic Designer position at XYZ Company.

Experience

Kinh nghiệm

/ɪkˈspɪərəns/

I have over seven years of experience in project management and strategic planning.

Qualifications

Bằng cấp, trình độ học vấn

/ˌkwɑlɪfɪˈkeɪʃn/

My qualifications include certifications in marketing and leadership development.

Skills

Kỹ năng

/skɪlz/

I have strong analytical skills and proficiency in digital advertising platforms.

Interview

Phỏng vấn

/ˈɪntərˌvjuː/

I would greatly appreciate the opportunity to discuss my application in an interview.

Available

Sẵn sàng/có sẵn 

/əˌveɪləˈbɪləti/

I am available for interviews from Monday through Friday at your convenience.

Company

Công ty

/ˈkʌmpəni/

I have always admired ABC Company for its innovation and commitment to sustainability.

Opportunity

Cơ hội

/ˌɑpərˈtjunəti/

I am eager to explore the opportunity to contribute to your team’s success.

Enclosed

Đính kèm tài liệu

/ɪnˈkləʊzd/

Enclosed are my resume and portfolio for your review.

Reference

Thư giới thiệu

/ˈrɛfərəns/

References can be provided upon request.

Teamwork

Làm việc nhóm

/ˈtiːmˌwɜrk/

I value teamwork and believe collaboration leads to innovative results.

Achievements

Thành tích

/əˈʧivmənts/

One of my key achievements was successfully leading a team that increased market share by 15% within two years.

Strengths

Điểm mạnh

/ˈstreŋθs/

One of my key strengths is problem-solving under pressure.

Contribution

Đóng góp

/ˌkɒntrɪˈbjuːʃən/

I am confident that I can make a significant contribution to your organization.

Interest

Sự quan tâm

/ˈɪntrəst/

My interest lies in contributing to innovative solutions and creative strategies.

Professional

Chuyên nghiệp

/prəˌfɛʃənl/

I bring a professional and dedicated approach to all projects.

Innovation

Đổi mới

/ˌɪnəˈveɪʃən/

Your company’s commitment to innovation aligns with my personal values.

Diligent

Siêng năng, chăm chỉ

/ˈdɪlɪdʒənt/

I am a diligent worker with attention to detail and consistency.

Adaptability

Khả năng thích nghi

/ədæpˈtæbɪlɪti/

I demonstrate adaptability and flexibility in response to new challenges.

Leadership

Khả năng lãnh đạo

/ˈliːdəˌʃɪp/

My leadership skills have allowed me to manage teams effectively and meet project goals.

Collaboration

Sự hợp tác

/kəˌlæbəˈreɪʃən/

I believe collaboration fosters innovation and success in the workplace.

Deadline

Thời hạn

/ˈdɛdlaɪn/

I always ensure that projects are completed before the deadline.

Process

Quy trình

/ˈprɑsɛs/

I have experience developing and implementing efficient processes to streamline workflows.

Performance

Hiệu suất

/pərˈfɔrməns/

My performance has consistently exceeded expectations, as reflected in positive reviews.

Commitment

Cam kết

/kəˈmɪtmənt/

Proposal

Đề xuất

/prəˈpoʊzl/

Networking

Mạng lưới quan hệ

/ˈnɛtˌwɜrkɪŋ/

Networking with professionals has provided me insights and career growth opportunities.

Strategy

Chiến lược

/ˈstrætədʒi/

I am experienced in developing marketing strategies that deliver measurable results.

Flexibility

Tính linh hoạt

/ˌflɛksəˈbɪləti/

My flexibility allows me to adapt to various responsibilities and challenges.

Recognition

Sự công nhận

/ˌrɛkəgˈnɪʃən/

I am proud to have received recognition for my contributions to the team’s success.

Motivation

Động lực

/ˌmoʊtəˈveɪʃən/

My motivation is to contribute my skills and expertise to your company.

Goal

Mục tiêu

/ɡoʊl/

I am eager to set and achieve goals that align with the company’s vision.

Nội dung

Sử dụng ngôn ngữ không phù hợp

- Dùng từ quá thân mật hoặc không trang trọng:
Việc sử dụng ngôn ngữ quá thân mật trong email xin việc sẽ tạo cảm giác không nghiêm túc và thiếu chuyên nghiệp. 

Ví dụ:

Dùng từ như "Hi buddy" hoặc "Hey there" thay vì các lời chào trang trọng như "Dear Hiring Manager".

- Lạm dụng từ viết tắt:
Lạm dụng từ viết tắt như "ASAP," "FYI," "OMG," hay "LOL" trong email sẽ khiến bạn trông không chuyên nghiệp và không phù hợp với môi trường công việc.

Ví dụ:

• Sai: "I can start working ASAP if you need me."
• Đúng: "I am available to begin work as soon as possible if it aligns with your schedule."

Sử dụng từ vựng và ngữ pháp sai

- Sai chính tả và ngữ pháp:
Lỗi chính tả hoặc sai ngữ pháp làm mất ấn tượng tốt trong mắt người đọc.

Ví dụ:

• Sai: "I have many experiance in managing project."
• Đúng: "I have extensive experience in managing projects."

- Dùng sai cụm từ:

Dùng từ hoặc cụm từ không phù hợp có thể dẫn đến thông tin không rõ ràng hoặc sai lệch.

Ví dụ:

• Sai: "I’m interested on this role."
• Đúng: "I’m interested in this role."

→ Việc sử dụng sai cụm từ như "interested on" thay vì "interested in" sẽ làm giảm sự chuyên nghiệp trong email.

Hình thức

Email quá dài, trình bày lộn xộn, không chia đoạn

Việc không chia đoạn rõ ràng khiến email trở nên lộn xộn và khó đọc. Nhà tuyển dụng có thể mất hứng thú nếu không thể nhanh chóng tìm thấy thông tin quan trọng.

Không có chữ ký hoặc chữ ký thiếu thông tin liên hệ

Việc không bao gồm chữ ký sẽ làm email thiếu tính chuyên nghiệp và khiến nhà tuyển dụng phải tìm kiếm thông tin của bạn. Chữ ký nên bao gồm thông tin như số điện thoại, email và liên kết đến hồ sơ LinkedIn nếu cần.

Ví dụ:

• Sai:

"Sincerely,

John Smith"

• Đúng:

Sincerely,
John Smith

Phone: +84 123 456 789

Email: johnsmith@email.com

LinkedIn: linkedin.com/in/johnsmith

Xuất nhập khẩu

Subject: Application for [Position Name] - [Your Full Name]

Dear [Hiring Manager’s Name],

I am writing to express my keen interest in the [Position Name] role at [Company Name]. With [X years] of experience in import/export operations, I have developed expertise in supply chain management, logistics, negotiation, and cross-border trade compliance.

In my role as [Previous Position] at [Previous Company], I successfully managed [specific achievement, e.g., coordinating shipments worth $2M or streamlining documentation processes]. I am confident that my proven experience in [specific skill or responsibility, e.g., handling customs clearance and vendor contracts] will align with the requirements of the [Position Name] role.

I am enthusiastic about the opportunity to bring this expertise to [Company Name] and support your continued success. I welcome the chance to discuss how my skills can benefit your team.

Thank you for your time and consideration. Please find my resume attached.

Sincerely,
[Your Full Name]
[Your Phone Number]
[Your LinkedIn Profile URL, if applicable]

Kế toán

Subject: Application for [Position Name] - [Your Full Name]

Dear [Hiring Manager’s Name],

I am writing to express my interest in the [Position Name] role at [Company Name]. As an experienced accounting professional with over [X years] of experience in financial reporting, analysis, and budget preparation, I bring meticulous attention to detail and expertise in [specific software, e.g., QuickBooks or SAP].

At [Previous Company], I was responsible for [specific responsibility or success, e.g., preparing financial statements and improving operational efficiency by implementing better auditing practices]. I am eager to apply these skills to support [Company Name]’s financial objectives.

I would welcome the opportunity to discuss how my background and skill set align with the goals of your team. Thank you for your time and consideration. My resume is attached for your review.

Sincerely,
[Your Full Name]
[Your Phone Number]
[Your LinkedIn Profile URL]

Nhân sự

Subject: Application for [Position Name] - [Your Full Name]

Dear [Hiring Manager’s Name],

I am writing to express my interest in the [Position Name] role at [Company Name]. With [X years] of experience in human resources, I specialize in talent acquisition, employee engagement, and performance management.

In my previous role at [Previous Company], I successfully [specific achievement, e.g., improved employee retention rates by 15% through targeted engagement programs]. My ability to foster strong working relationships and implement HR strategies that align with business goals has allowed me to deliver tangible results.

I am eager to bring my expertise to [Company Name] and help support your team’s objectives. Thank you for your time and attention. I have attached my resume for your review.

Sincerely,
[Your Full Name]
[Your Phone Number]
[Your LinkedIn Profile URL]

Marketing

Subject: Application for [Position Name] - [Your Full Name]

Dear [Hiring Manager’s Name],

I am excited to apply for the [Position Name] position at [Company Name]. With [X years] of experience in strategic marketing, brand management, and campaign development, I have consistently driven results through data analysis and creative problem-solving.

At [Previous Company], I led successful campaigns such as [specific example, e.g., launching a digital ad campaign that increased brand engagement by 20%]. My proficiency in [specific tools/skills, e.g., Google Analytics, SEO, social media strategy] has allowed me to analyze trends and develop actionable strategies that align with company goals.

I would be honored to bring my expertise to [Company Name] and help contribute to your team’s success. Thank you for your time and consideration. My resume is attached.

Sincerely,
[Your Full Name]
[Your Phone Number]
[Your LinkedIn Profile URL]

Công nghệ thông tin

Subject: Application for [Position Name] - [Your Full Name]

Dear [Hiring Manager’s Name],

I am excited to apply for the [Position Name] role at [Company Name]. With [X years] of experience as a [specific role, e.g., Software Developer/IT Specialist], I have honed my expertise in [skills, e.g., Python, cloud technologies, system architecture].

At [Previous Company], I worked on [specific achievement, e.g., designing software solutions that improved system efficiency by 25%]. I bring problem-solving skills, technical knowledge, and a passion for innovation that I believe would make me a strong addition to your team.

I would welcome the opportunity to discuss how I can contribute to [Company Name]’s continued success. Thank you for your time and consideration. Attached please find my resume.

Sincerely,
[Your Full Name]
[Your Phone Number]
[Your LinkedIn Profile URL]

Kiến trúc 

Subject: Application for [Position Name] - [Your Full Name]

Dear [Hiring Manager’s Name],

I am excited to apply for the [Position Name] role at [Company Name]. As a skilled and detail-oriented architect with [X years] of experience in [residential/commercial/urban design] projects, I bring a strong design aesthetic, technical expertise, and project management skills.

During my tenure at [Previous Company/Experience], I worked on projects such as [specific project name or achievement, e.g., designing the XYZ complex that won [specific award] or overseeing all phases of a multi-million-dollar commercial construction project]. I am proficient in [specific skills or software, e.g., AutoCAD, Revit, BIM, 3D rendering, or design principles].

I am eager to bring my creativity, technical skills, and passion for sustainable and innovative design to the team at [Company Name]. I believe my experience and dedication make me a strong candidate for this role.

I have attached my resume and portfolio for your review. I would greatly appreciate the opportunity to further discuss how my background aligns with the needs of your team.

Sincerely,
[Your Full Name]
[Your Phone Number]
[Your LinkedIn Profile URL or Portfolio Link]

Nhà hàng – Khách sạn

Subject: Application for [Position Name] - [Your Full Name]

Dear [Hiring Manager’s Name],

I am writing to express my interest in the [Position Name] role at [Company Name]. With [X years] of experience in the hospitality industry, I have developed strong expertise in [service management, team leadership, customer satisfaction, or other key area].

In my previous role as [Previous Position] at [Previous Hotel/Restaurant], I successfully [specific achievement, e.g., managed a team of 20+ staff to exceed guest satisfaction scores by 15% or oversaw daily operations, ensuring seamless guest experiences]. My ability to prioritize efficiency, teamwork, and attention to detail allows me to deliver outstanding service while maintaining operational excellence.

I am excited about the opportunity to bring this experience to [Company Name] and contribute to creating exceptional guest experiences. Thank you for considering my application. Please find my resume attached for your review.

I would be delighted to schedule an interview at your convenience to further discuss how my skills can contribute to your team’s success.

Sincerely,
[Your Full Name]
[Your Phone Number]
[Your LinkedIn Profile URL, if applicable]