Hướng dẫn viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, dễ hiểu

Khi bạn phải gửi email bằng tiếng Anh, liệu bạn có cảm thấy căng thẳng mỗi khi bắt đầu? 

Việc lo lắng sử dụng ngữ pháp sai, không biết diễn đạt sao cho mạch lạc và chuyên nghiệp khiến việc viết email trở thành một thử thách lớn.

Với:

• Những nguyên tắc cơ bản về bố cục, các mẫu câu chi tiết, đa dạng nhưng hiệu quả; 
• Các mẫu email phổ biến nhất, cùng các mẹo hữu ích và lưu ý quan trọng cần tránh,

bài viết này sẽ giúp bạn cải thiện khả năng viết email một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Cùng VUS tìm hiểu ngay nhé!

Khám phá cách viết email bằng tiếng Anh dành cho người mới học

Bố cục viết email bằng tiếng Anh

Một email chuẩn mực thường gồm 4 phần chính:

Mẫu câu thường dùng trong khi viết email bằng tiếng Anh

Một số mẫu email bằng tiếng Anh phổ biến nhất

Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh (Job Application Email)

Subject: Application for the Position of Marketing Specialist

Dear [Hiring Manager's Name],

I am writing to express my interest in the Marketing Specialist position at [Company Name], as advertised on [Job Board/Company Website]. With a Bachelor’s degree in Marketing from [University Name] and over [X years] of professional experience in [specific field], I believe my skills and qualifications align perfectly with the requirements of this role.

At my current position at [Current Employer], I successfully [specific achievement, e.g., increased online engagement by 30% through targeted campaigns]. These achievements, coupled with my proficiency in [specific skills, e.g., SEO, data analysis], have equipped me with a solid foundation to contribute effectively to your team.

I have attached my resume and cover letter for your review. I would be delighted to discuss how my expertise can benefit [Company Name]. Thank you for considering my application.

I look forward to the opportunity to contribute to your esteemed company. Please feel free to contact me at [Your Phone Number] or [Your Email Address] to schedule an interview.

Yours sincerely,
[Your Full Name]

Mẫu email thư mời bằng tiếng Anh (Invitation Email)

Subject: Invitation to [Event Name]

Dear [Recipient’s Name],

I hope this email finds you well. On behalf of [Company Name], I am delighted to invite you to attend [Event Name], which will be held on [Date] at [Venue].

The event will focus on [specific theme or purpose], featuring renowned speakers and offering valuable networking opportunities. Attached to this email, you will find the detailed agenda and a registration form.

We kindly request your confirmation by [RSVP deadline]. Please feel free to reach out to us at [Contact Information] if you have any questions.

We sincerely look forward to your participation.

Best regards,
[Your Full Name]
[Your Position]
[Company Name]

Khám phá thêm mẫu email xin việc với chủ đề đa dạng tại đây!

Mẫu email thông báo không tham dự được cuộc họp (Unable to Attend Meeting Email)

Subject: Regretfully Unable to Attend [Meeting Name/Date]

Dear [Recipient’s Name],

I hope this message finds you well. I am writing to inform you that, unfortunately, I will be unable to attend the [meeting name or date] due to [reason, e.g., unforeseen personal circumstances, a scheduling conflict].

I sincerely apologize for any inconvenience this may cause and assure you that I will review the minutes of the meeting to stay updated. Please let me know if there is anything specific that I should prepare or contribute in advance.

Thank you for your understanding. I look forward to rejoining our discussions in future meetings.

Yours sincerely,
[Your Full Name]
[Your Position]

Mẫu email cảm ơn bằng tiếng Anh (Thank You Email)

Subject: Thank You for [Specific Reason, e.g., Your Assistance/Opportunity]

Dear [Recipient’s Name],

I am writing to sincerely thank you for [specific reason, e.g., your valuable guidance during the recent project]. Your insights and support were instrumental in [specific outcome, e.g., ensuring its successful completion].

I greatly appreciate the time and effort you dedicated to [specific details]. Working with you has been a truly enriching experience, and I look forward to future collaborations.

Thank you once again for your generosity and support. Please don’t hesitate to reach out if I can assist you in any way.

Best regards,
[Your Full Name]
[Your Position]

Mẫu email phàn nàn bằng tiếng Anh (Complaint Email)

Subject: Concern Regarding [Specific Issue, e.g., Product/Service/Experience]

Dear [Recipient’s Name/Customer Support Team],

I hope this message finds you well. I am writing to express my concern regarding [specific issue, e.g., a delay in delivery/service quality]. I recently [specific action, e.g., purchased a product/service from your company] on [date], but [describe the problem in detail, e.g., the item was damaged upon arrival].

This issue has caused [specific impact, e.g., inconvenience, disruption to my work], and I kindly request your assistance in resolving this matter. I would appreciate it if you could [specific request, e.g., arrange a replacement or refund].

Please let me know how you intend to address this issue. I am available at [contact information] should you require any further details. Thank you for your prompt attention to this matter.

Yours sincerely,
[Your Full Name]
[Your Position, if applicable]

Mẫu email yêu cầu bằng tiếng Anh (Request Email)

Subject: Request for [Specific Information/Assistance/Permission]

Dear [Recipient’s Name],

I hope this message finds you well. I am writing to request your assistance with [specific need, e.g., obtaining information, approval for a project].

Specifically, I would greatly appreciate it if you could provide [specific details, e.g., access to the required documents, clarification on certain procedures]. If possible, I would like to receive this information by [specific deadline, e.g., the end of the week] to proceed with [specific purpose, e.g., planning, implementation].

If additional documentation or information is required from my end, please do not hesitate to let me know. Thank you very much for your time and support. I look forward to your response.

Yours sincerely,
[Your Full Name]
[Your Position]

Các từ viết tắt thường xuất hiện khi viết email bằng tiếng Anh

Các lỗi thường gặp khi viết email tiếng Anh

Viết email bằng tiếng Anh không chỉ đòi hỏi khả năng ngôn ngữ tốt mà còn yêu cầu người viết nắm rõ các quy tắc giao tiếp chuyên nghiệp. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất mà người học thường mắc phải khi viết email tiếng Anh, kèm theo cách khắc phục chi tiết.

Vậy làm thế nào để viết email bằng tiếng Anh nhanh chóng và chính xác?

Trau dồi vốn từ vựng và ngữ pháp liên tục

Từ vựng và ngữ pháp là nền tảng để bạn thể hiện ý tưởng một cách rõ ràng và chuyên nghiệp. Việc cải thiện vốn từ và củng cố ngữ pháp không chỉ giúp bạn tránh sai sót mà còn tăng sự tự tin khi soạn thảo email.

• Học từ vựng chuyên ngành: Nếu bạn làm việc trong một lĩnh vực cụ thể, hãy ưu tiên học các thuật ngữ liên quan như từ vựng về kinh doanh, tài chính, hoặc công nghệ,...
• Học cụm từ thông dụng: Ghi nhớ các cụm từ thường dùng trong email như look forward to, I am writing to, please find attached,...
• Ôn tập ngữ pháp cốt lõi: Chú ý các thì phổ biến trong email (hiện tại đơn, quá khứ đơn, hiện tại hoàn thành) và cấu trúc câu chính xác.

Luyện tập viết email bằng tiếng Anh thường xuyên

Thêm vào đó, chìa khóa để viết email nhanh chóng là khả năng phản xạ tốt. Chỉ khi bạn luyện tập thường xuyên với các tình huống thực tế như:

• Tự đặt ra các tình huống như gửi email xin việc, thông báo thay đổi lịch họp, hay phàn nàn về một dịch vụ và thực hành viết email hoàn chỉnh;
• Tìm các mẫu email trực tuyến, đọc nội dung và viết phản hồi phù hợp,

bạn mới có thể quen thuộc với các tình huống thực tế và cải thiện khả năng phản xạ nhanh trong việc lựa chọn từ ngữ và cấu trúc câu hợp lý.

Trên thực tế, việc sử dụng tiếng Anh không chỉ giới hạn trong viết email. Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, tiếng Anh đóng vai trò then chốt trong nhiều khía cạnh khác nhau của đời sống như:

• Công việc: Soạn thảo báo cáo và tài liệu công việc; Chuẩn bị bài thuyết trình hoặc phát biểu; Thực hiện các cuộc gọi công việc;...
• Học tập: Nghiên cứu và đọc tài liệu chuyên ngành; Viết tiểu luận, báo cáo học thuật; Thuyết trình và bảo vệ luận văn;...

Với sứ mệnh tiếp sức cho thế hệ trẻ Việt Nam tự tin kết nối với thế giới và tạo dựng tương lai có ý nghĩa, VUS luôn chú trọng mang đến các khóa học chuyên sâu giúp học viên giao tiếp tự tin, thuyết trình ấn tượng và viết chuyên nghiệp.

• Một trong những yếu tố quan trọng mà VUS đặc biệt chú trọng là việc tích lũy vốn từ vựng và ngữ pháp sâu rộng, phù hợp với từng mục đích học tập của học viên. 

• Thay vì chỉ học cách sử dụng đúng cấu trúc câu, học viên sẽ được hướng dẫn cách lựa chọn từ ngữ phù hợp với ngữ cảnh cụ thể, như cách diễn đạt sự chuyên nghiệp trong email công việc hay cách thể hiện sự lịch sự khi phê bình một dịch vụ.
• Chương trình học tại VUS được thiết kế để đáp ứng nhu cầu đa dạng của học viên: từ việc học giao tiếp cơ bản, cải thiện kỹ năng cho người mất gốc, cho đến các khóa học nâng cao như IELTS giúp học viên đạt điểm số cao trong các kỳ thi quốc tế. 

• Một điểm mạnh khác của VUS là phương pháp giảng dạy giúp học viên hình thành phản xạ ngôn ngữ nhanh nhạy thông qua việc tư duy bằng tiếng Anh.

• Khác biệt với phương pháp học truyền thống, các khóa học như iTalk tại VUS tạo ra một môi trường học tập hoàn toàn mới, nơi mà tiếng Anh không chỉ là môn học mà còn là ngôn ngữ giao tiếp chính. 
• Thay vì dịch từng câu từ tiếng Việt sang tiếng Anh, học viên sẽ thảo luận nhóm, trình bày ý tưởng, tương tác với giáo viên bản ngữ,... trong môi trường giao tiếp hoàn toàn bằng tiếng Anh.

• Với giáo trình được thiết kế bám sát tiêu chuẩn quốc tế, cùng đội ngũ giáo viên giàu kinh nghiệm, VUS giúp bạn từng bước chinh phục các kỳ thi như IELTS, Cambridge (Starters, Movers, Flyers, KET, PET,...),...

• Tại VUS, chúng tôi không chỉ trang bị cho học viên kiến thức vững vàng mà còn giúp các em nắm vững cấu trúc đề thi, đồng thời nâng cao toàn diện kỹ năng nghe, nói, đọc, viết.
• Với các bộ đề thi độc quyền được cập nhật thường xuyên, học viên sẽ được luyện tập trong môi trường thi thực tế, từ đó tự tin vượt qua mọi thử thách. 

Chính vì vậy, VUS tự hào là “Hệ thống Anh ngữ có số học viên đạt điểm tuyệt đối chứng chỉ Anh ngữ quốc tế nhiều nhất Việt Nam”, cam kết mang đến cho học viên chuẩn mực học tập hàng đầu và kết quả vượt xa mong đợi.

• 20.622 học viên đã xuất sắc đạt điểm tuyệt đối trong các kỳ thi chứng chỉ Cambridge Starters, Movers, Flyers, KET, PET và IELTS với điểm số trên 7.0.
• Hơn 75.000 học viên đã vượt qua rào cản ngôn ngữ, tự tin giao tiếp tiếng Anh và gặt hái thành công cùng VUS. 
• Với mức độ hài lòng lên tới 85%, VUS tiếp tục khẳng định mình là trung tâm Anh ngữ hàng đầu, uy tín và đáng tin cậy tại Việt Nam.

Đăng ký tư vấn miễn phí khóa học phù hợp cho bản thân ngay tại đây nhé!

Việc viết email bằng tiếng Anh không chỉ đòi hỏi bạn phải nắm vững các quy tắc về bố cục và ngữ pháp mà còn cần lưu ý đến cách sử dụng mẫu câu phù hợp và tránh những lỗi sai phổ biến. 

Việc tìm hiểu những ví dụ cụ thể và thực hành thường xuyên sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng viết, giao tiếp hiệu quả và chuyên nghiệp hơn trong môi trường công việc hay học tập. 

Hãy luôn nhớ rằng một email được viết cẩn thận, rõ ràng và lịch sự sẽ tạo ấn tượng tốt và thúc đẩy sự thành công trong mọi cuộc giao tiếp.